新冠肺炎疫情席卷全球,數字法院、在線庭審已成為各國法院維持日常審判管理、暢通當事人司法救濟途徑的不二法門。在線庭審中,法官、各方當事人均“身處云端”,無法面對面接觸,因此,如何進行有效的證據管理就顯得至關重要。
在線庭審應考慮的八大問題
一、保障當事人的訴訟權利
對于沒有委托訴訟代理人的當事人,可能存在不熟悉法律專業領域或不具備技術知識等情況。法院從以下方面保障他們的訴訟權利:
1、在線庭審技術普及
提供使用步驟說明和簡短視頻來使公眾了解法庭程序和實用信息,包括在庭審中如何提交和使用證據、基本技術指導、有關隱私處理的法院規定及庭審的預期等。
2、在線庭審電子證據提交
應當允許通過智能手機提交電子證據,訴訟當事人可能沒有電腦或者掃描儀等傳統辦公設備。
3、在線庭審使用空間
法院可以提供配備技術設備的房間來供當事人使用。
4、在線庭審提前調試
在庭審前組織當事人進行“試運行”,測試音頻和視頻,適用在線平臺嘗試發送和接收證據。
二、提交物證
在法院保留原始物品的情況下,當事人可以對物品進行拍照、錄像或者使用屏幕共享功能,或在在線庭審之前將證據的真實性或合法性進行固定。法院可要求當事人在在線庭審之前向法院提交實體副本,但不應要求當事人親自提交或限制提交時間,必要時可以通過郵箱或“無接觸式”投遞箱提交。
三、保證文件完整、沒有篡改
1、文件屬性
屏幕截圖、pdf格式文件的電子證據副本應包括顯示日期和時間的電子時間戳和發送人的聯系方式。
2、不可篡改
為防止修改,文檔應以PDF/A格式“扁平化”或“鎖定”,此種存檔和保存格式可確保無論使用何種軟件均可查看文檔,且文檔都是相同、無法刪改的。
3、訪問方式
應控制對以數字方式共享和儲存的證據的訪問,并限制訪問點??梢詥与娮尤罩?,記錄文件何時被訪問、被何人訪問。
四、確保數據安全與隱私
1、信息安全
當事人應審查敏感信息,防止信息被泄露。
2、隱私保護
可以使用自動文本審查軟件,用來識別和審查個人身份信息,防止不宜公開或泄露的內容曝光。
3、環境安全
要求當事人宣誓或者使用設備攝像頭在房間四周掃描,以證明沒有其他人在場或在聽。
4、工具選用
使用適當的媒介傳輸文件,比如會議平臺或云儲存平臺。
五、線上文件管理
將紙質版文件擴展到數字文件,使用“虛擬桶”儲存一天內所需的所有電子證據,或建立共享文件夾,并簽發授權。
六、電子簽名及相關認證
刪改手寫簽名的法律法規,允許電子簽名。在真實性沒有異議的情況下,鼓勵當事人放棄公證等程序或取消公證要求,通過使用“確認”的方式,來減省程序。
七、完成法庭記錄
在線庭審中,將法庭電子記錄變成法庭的正式記錄。
八、提供技術支持
1、空間改造
進行法院空間改造,或將很少使用的法律圖書館改成“公共信息亭”,方便當事人參加在線庭審。
2、加強合作
嘗試與公共圖書館、社會服務機構進行合作,為在線庭審提供更大空間。
3、人員配置
法官和工作人員必須熟練運用在線平臺,法院需增加“技術支持”等專業人員的配置。
證據工作流程中的要點
一、庭前會議與提示
在庭審開始前通過組織庭前會議,制作提交電子證據的提示,并測試所需設備。一般包括:電子證據文件格式、證據材料命名慣例、文檔的參數選擇、標記的限制、截止日期、證據共享平臺和機制、技術支持選項等內容。
二、庭審中的證據使用與提交
各方當事人在線參加庭審,都能夠通過電子方式查看庭審中使用的證據,也就是說在庭審中通常能夠下載所有的證據材料到其使用的設備,不會因為寬帶、無線設備或者其他技術上的問題導致下載障礙。
在庭審過程中,在法官允許的情況下,補充證據可以通過電子郵箱發送,通過視頻會議平臺的屏幕共享功能提交,或者通過云存儲平臺鏈接進行共享。
三、庭審后證據歸檔
1、證據批注
所有經批注的文件都應當作為新的證據材料,必須存儲或者上傳至案件文件夾中。如果庭審中使用的證據沒有做任何批注,那么證據的版本就不再重要,副本文件可以作為案卷證據歸檔。
2、原始文件
如果法庭要求硬拷貝(打印)副本,庭審中使用的原始文件可能就需要在庭審結束后郵寄到法院。
證據管理平臺和機制的選擇
在線庭審中的證據共享平臺和機制呈多樣化,需要考慮敏感性、庭審類型、安全級別等。對于因疫情被迫停擺的法庭而言,要快速開展在線庭審,便捷性是要優先考慮的問題。但是隨著在線庭審在法院的常態化開展,應更加重視不同證據管理方法的長效收益和風險。
各平臺及機制的簡析
證據管理系統:證據管理系統應用較為廣泛,能提供本文論及的大多數功能?;谠频南到y能夠快速運作,前期成本低,可減少存儲和管理案件的人力成本,進而帶來較好的成本收益。
商用云存儲平臺:可提供便捷的服務,但不能完全滿足聯邦數據安全和隱私準則的要求。有些平臺對于元數據提供不了充足的保護,而這些元數據對于顯示電子證據來源的出處是十分必要的。
會議平臺軟件:可提供良好的文件傳輸機制,能有效地輔助在線庭審的開展,但在庭前證據交換方面存在一定短板。
物理媒介:U盤、DVD盤以及其他外接硬盤有時會用來傳輸證據,在證據材料數量較大的情況下運用尤為廣泛。在傳輸過程中,法院的信息工作人員應當對此進行安全檢測,以確保上述設備不會引入危害法院數據和網絡的計算機病毒。
電子郵箱:安全性最低,可能被攔截、轉發從而導致數據泄露,該平臺不適合分享大量文件及過多占用存儲空間的文件。
內容來源:海淀法院